„Rufbehandlung und -dokumentation“ (TAPI) Teil 1
Telefonie bleibt trotz E-Mail, Online-Portalen und Sozialen Medien ein unverzichtbarer Kommunikationsweg. Deshalb wird auch die Telefonanlagen-Schnittstelle der Profi-Hausverwaltung kontinuierlich weiterentwickelt.
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Die bewährten Rufbehandlungsfunktionen bilden die Grundlage: Die Nummern eingehender Anrufe werden erkannt und automatisch der richtigen Wohnung bzw. Wohnungsauswahl zugeordnet. Wahlweise wird entweder ein mit Objekt- und Wohnungsnummer, Anrufzeit etc. vorausgefüllter Notizzettel geöffnet oder der zugehörige Datensatz aufgerufen. Ergänzend kommt in der aktuellen Version eine Benachrichtigungsfunktion hinzu: Der zuständige Sachbearbeiter erhält automatisch einen Hinweis auf eingegangene Anrufe.
Ganz neu ist die Telefonzentralen-Funktion, mit der die Bearbeitung eingehender Anrufe in der Telefonzentrale vereinfacht und beschleunigt wird: Mitteilungen über eingegangene Anrufe werden direkt im Programm für die zuständige Sachbearbeitung hinterlegt. Dort kann die Information dann unmittelbar einer Wohnung zugeordnet und weiterbearbeitet werden. So lässt sich Zeit sparen und Übertragungsfehler werden vermieden.
Natürlich erkennt die Rufbehandlung auch die Nummern von Lieferanten oder Handwerkern und ordnet Notizen richtig zu. Übrigens werden sämtliche Notizen dauerhaft in einer Datenbank abgespeichert und sind auch so jederzeit wieder auffindbar.